Stockholm sparade in på underhållet – nu prickas politikerna av revisorerna

Smedjan har granskat Eriksdalsbadet vars brister kommer innebära en miljardsmäll för stadens skattebetalare. Efter bara 20 år i drift är nationalarenan för simning så sliten att det krävs en totalrenovering till priset av en helt ny simarena.

Läs också: Smedjan granskar: Eriksdalsbadet – 20 år och redan kaputt

Granskat på djupet har även revisorerna som nyligen valde att rikta anmärkningar mot fastighetsnämnden på flera punkter.

– Det är klart den ska tas allvarligt, säger Ulf Fridebäck (L), som är förtroendevald ordförande för den revisorsgrupp som har granskat fastighetsnämnden.

Revisorerna menar att nämnden inte levt upp till målet om en budget i balans och ett effektivt användande av skattemedlen. Nämnden och kontoret har haft ”väsentliga brister” i sitt arbete med investeringar och brustit i sin underhållsplanering, bland annat genom att spara in på planerat underhåll av idrottsanläggningar.

Brister under längre tid

Nämnden, som leds av bostads- och fastighetsborgarråd Dennis Wedin (M), är den som beslutar kring hur staden ska arbeta med stadens fastighetsbestånd. Arbetet utförs i sin tur av fastighetskontoret, som har tagit del av anmärkningen.

– Det är knappast något att hurra över, säger fastighetsdirektören Anders Kindberg när Smedjan träffar honom i fastighetskontorets lokaler på Hantverkargatan mitt emot Stockholms stadshus.

Anders Kindberg tillträdde som fastighetsdirektör och chef för fastighetskontoret så sent som i mars i år. Han kommer närmast från SHIS bostäder, som är Stockholms stads hyresvärd för sociala bostäder, där han varit vd sedan 2016.

De har kraftigt överstigna budgetar och förseningar gemensamt

Som nytillträdd fastighetsdirektör har han högt ställda förväntningar på sig att styra upp verksamheten, som under de senaste åren återkommande omskrivits för glädjekalkyler och spruckna tidsplaner.

Med sig på mötet med Smedjan har han också Carina Jonsson, chef för fastighetsavdelningen, Johnny Sanchis, projektchefen som ansvarar för Eriksdalsbadets förstudie, samt kommunikationschefen Linda Laine, för att svara på frågor om Eriksdalsbadet och revisorernas kritik.

– Det är ganska ovanligt att man riktar en anmärkning, och vad man ska ha med sig är att det är en anmärkning utifrån att man har sett brister över flera års tid, säger Anders Kindberg som medger att fastighetskontoret brustit på flera punkter.

Uppföljning saknas

Det handlar särskilt om den interna styrningen, och då inte minst relaterat till projekten, som skandalomsusade Liljevalchs konsthall, Medborgarhuset och Östermalmshallen. De har kraftigt överstigna budgetar och förseningar gemensamt. Tillsammans har projekten kostat Stockholms skattebetalare hundratals miljoner kronor mer än budgeterat, och vad slutnotan hamnar på vet vi inte ännu.

Ulf Fridebäck, som lett revisorsgruppen, menar den anmärkning som riktas nu avser 2019.

– Det är inte första gången som vi har riktat kritik mot fastighetsnämnden, men det här gäller 2019, då räkenskaperna och den interna kontrollen inte har varit bra.

I revisorernas årsrapport går att läsa att nämndens och kontorets interna kontroll har brustit i samtliga led, från styrningen av projekten till uppföljningen och kontrollen av verksamheten. Det saknas struktur, och i arbetet med investeringar noterar de ”väsentliga brister”.

Rollfördelningen mellan å ena sidan fastighetsavdelningen som förvaltar stadens fastigheter, å andra sidan projektavdelningen som genomför underhålls- och investeringsprojekt, har varit otydlig – inte minst för de egna medarbetarna. Det saknas också nödvändig kompetens och uppföljning på övergripande nivå.

”Vi har ett överordnat ekonomiskt krav på oss vad vi ska leverera och det här går inte ihop”

– Vi har varit väl medvetna om bristerna och det gjordes en ganska stor insats 2019, då vi hade fått kritik av revisorerna under en ganska lång tid. Bland annat en omorganisation på projektavdelningen för att ruska om och styra bättre och samtidigt tog vi fram en ny projektstyrningsmodell och implementerade den för att skapa ett bättre internt samarbete med fastighetsavdelningen, som Carina (Jonsson, reds. anm.) representerar, och utförarna på projektavdelningen, säger Anders Kindberg.

Han menar också att omorganisationen komplicerats av vakanta chefspositioner.

– Fastighetskontoret har haft lite svårt att tillsätta en ny avdelningschef för projektavdelningen. Det är svårt att implementera nya rutiner och arbetssätt när det är ledarlöst så att säga.

Sparkrav blev eftersatt underhåll

Fastighetsnämnden har under en längre tid dragits med ekonomiska bekymmer. Inför 2019 fanns ett underskott på 55 miljoner kronor efter besparingskrav, något som under året minskade med 33 miljoner kronor. Revisorerna anmärker dock på att besparingar särskilt har gjorts på det planerade underhållet av stadens fastigheter.

”Återhållsamhet avseende det planerade underhållet kan riskera att påverka fastigheternas skick”, skriver revisorerna.

– Jo, så är det, säger Carina Jonsson och lägger till:

– Vi har ett överordnat ekonomiskt krav på oss vad vi ska leverera och det här går inte ihop. Vi behöver betydligt mycket mer pengar. Medel för att kunna göra underhåll, och har vi inte medel, då måste vi prioritera och göra det som är mest akut. Då prioriteras säkerhet och åtgärder med anledning av myndighetskrav först.

”Det är en sån där nödbroms som alla fastighetsägare tar till ibland för att kunna nå ekonomiska eller andra mål.”

Ni har precis färdigställt ett nytt utomhusbad i Järva för 240 miljoner kronor, som först skulle kosta 150 miljoner kronor, samtidigt som planerat underhåll fått stå tillbaka. Gör ni eller politikerna den prioriteringen?

– Ibland fattar staden beslut om särskilda medel för att genomföra ett särskilt projekt, som Järva utomhusbad. Beslut om att bygga nya anläggningar med anledning av att staden växer och utifrån behov som finns i staden påverkar inte hur vi kan planera och prioritera löpande underhåll i befintliga anläggningar. Däremot prioriterar vi själva, utifrån andra medel vi har att tillgå, hur vi vill prioritera löpande underhåll. Ibland hamnar vi i ett läge när det löpande underhållet inte räcker till, när installationerna uppnått sin tekniska livslängd och vi behöver ta ett helhetsgrepp på anläggningen. Då fattar nämnden beslut om större re-investeringsprojekt, det vill säga investeringar i befintliga anläggningar, säger Anders Kindberg och fortsätter:

– Det är viktigt att säga att vi svarat revisorerna att den här prioriteringen, att kanske avstå en underhållsåtgärd som är inplanerad för ett år sedan när man äskar till budgeten. Det handlar om underhåll som vi kan vänta en, två år med att göra. Vi puttar lite i underhållsplanen framför oss, vilket inte är önskvärt såklart, men det är en sån där nödbroms som alla fastighetsägare tar till ibland för att kunna nå ekonomiska eller andra mål.

Det är inte revisorernas bedömning, som menar att det eftersatta underhållet riskerar att påverka just fastigheternas skick.

– Vi har beaktat de riskerna och att skjuta upp planerade åtgärder inte innebär någon ökad risk för varken fastigheten eller säkerheten för någon som vistas i den, säger Anders Kindberg.

”Vi ska ändra på det, men vi har hållit på i fyra år att upphandla det här systemet”

En punkt som revisorerna hade med i förra årets revision handlade om att ni behövde ta fram en långsiktig underhållsplan. Detta ska ha åtgärdats till 2019, men ni ska ha fått denna synpunkt av revisorerna varje år sedan 2014. Hur kan det fem år att ta fram en långsiktig underhållsplan?

– Vi har haft underhållsplanering hela tiden. Det som tyvärr har varit otydligt är att investeringar och underhållsjobb har delats upp i skilda it-system. Det som revisorerna har haft svårt att se är ”varför har ni två system?”. Vi ska ändra på det, men vi har hållit på i fyra år att upphandla det här systemet, och sen bytte staden system, då kunde vi inte implementera det, säger Carina Jonsson före Anders Kindberg flikar in:

– Det som kan sägas som ändå är värt att nämna tycker jag, revisorerna har sett att det har vidtagits mycket åtgärder redan 2019, och även som du nämnde Carina kring systemet som vi handlat upp för att implementera, men att det har försenats av olika anledningar. Revisorerna måste dock se till det faktiska resultatet, och de menar att resultatet inte syns 2019 så som det var önskat, även om de berömmer fastighetskontoret och nämner att vi vidtagit en del åtgärder och ser att det går åt rätt håll i strategin, så ser de inte resultatet och utfallet under 2019. Därför valde de att ändå rikta en anmärkning mot nämnden.

Revisorerna har särskilt kritiserat underhållsplaneringen av stadens idrottsanläggningar. Det finns ingen samlad information om respektive anläggning och underhållsplanering, på grund av de skilda it-systemen, vilket gjort det svårt att få någon samlad bild av underhållsbehovet. Fastighetskontoret har också brustit i arbetet med att analysera risker och konsekvenser när de prioriterat bland underhållet.

Revisorn Ulf Fridebäck menar att nämnden och kontoret visserligen vidtagit en rad åtgärder, men att det är för tidigt att utvärdera effekterna av åtgärderna.

– De här åtgärderna man har vidtagit har inte fått ekonomisk effekt. Då säger nämnden, ”vi tror det kommer i år”, men vi granskar 2019. Vi har ingen spåkula som revisorer, utan vi tittar på 2019. Nu är det 2020 och det är nu vi bedömer om åtgärderna har fått någon effekt i år. Det vet vi ju inte än.

Så ska fler skandaler undvikas

– Det kommer alltid finnas projekt som går över budget eller under budget, men vi måste ha god kontroll på när och varför så att vi kan fatta aktiva beslut, säger Anders Kindberg.

Han menar att den nya modellen för projektstyrning, där en tydligare ansvarsfördelning görs mellan olika roller i projektarbetet, kommer ha effekt.

– Implementeringen är gjord men inte fullt ut klar, utan det finns en del arbete kvar för oss internt att göra där, och det är det som vi fortsätter jobba aktivt med, säger Anders Kindberg och fortsätter:

– Om vi ändå ska lyfta fram revisorernas kritik, så fanns det också en psykosocial kritik kring arbetsmiljön som de noterat. Det är också kopplat till att vi inte har haft en helt synkad samverkan mellan projekt och förvaltning, och känsla av att vara ett lag helt ut. Det hoppas jag väldigt mycket på att vi kommer få till nu när vi bland annat får en ny avdelningschef på plats, och att medarbetarna faktiskt kan ges möjlighet att jobba som ett lag hela vägen från start till mål.

– Det har varit för lång tid utan övergripande ledarskap på projektavdelningen, säger Anders Kindberg.

Läs också: Smedjan granskar: Eriksdalsbadet – 20 år och redan kaputt

Lyssna på: 114: Skatteslöseri i miljardklassen